Email aziendali e riunioni, la nostra guerra quotidiana

Email aziendali e riunioni, la nostra guerra quotidiana

Non so che lavoro facciate, se indirizzate o ricevete email aziendali o personali sul posto di lavoro o nella vita privata…

…ma nelle aziende si è letteralmente sommersi dalle email!

…e dalle numerose ed interminabili riunioni aziendali, call conference,  riunioni via skype, dove, in gran parte, si parla “del nulla”!

Email aziendali e posta elettronica a getto continuo, comunicazioni aziendali e di servizio che intasano le caselle.

Messaggi indirizzati “per conoscenza” che non interessano nessuno.

Ognuno ha decine e decine di email aziendali da leggere e smistare che, inevitabilmente, finiscono per far perdere un sacco di tempo a tutti.

Questo delle mail e delle riunioni incontrollate è un fenomeno trasversale a tutte le aziende.

D’altra parte, oggi le cattive abitudini passano da un azienda all’altra col turn-over del personale, come un virus che propaga le buone e le cattive modalità comportamentali.

E tra i manager moderni, purtroppo, si è diffusa l’abitudine (o è una moda?) di scrivere e riunirsi continuamente.

Ma quante email aziendali si inoltrano?

E quante riunioni si fanno?

E le call?

Passiamo la maggioranza del nostro tempo a:

-leggere/scrivere mail
-partecipare a call conference o video conference
-partecipare/indire/tenere riunioni ad ogni livello

-imprecare contro tutto questo

E il tempo che rimane?

Il tempo rimanente si passa finalmente a “lavorare”…

Tutto questo porta ad utilizzare le ore lavorative per svolgere attività che non sempre sono pienamente produttive, anzi…

Dopo aver esaurito il tema motivazionale e di coordinamento, in cui riunioni ed email sono fondamentali, si rischia di eccedere in chiacchiere e ripetizioni che non giovano ai fatturati aziendali.

La domanda rivolta alle aziende è questa:

“Ma tutto questo, quanto  vi costa tradotto in paga oraria?”

“Ma quanti soldi perdete?”

Considerando le ore lavorative dei dipendenti dedicate alle riunioni, l’azienda perde migliaia di euro a settimana.

Anche perchè, quello che si dice nelle logorroiche riunioni, potrebbe svolgersi con poche parole ed essere comunicato facilmente alle persone.

E invece, call conference, web conference, riunioni, corsi, meeting, e via così…

C’è chi lo fa egregiamente…ma non produce un bel nulla!

 

Partecipare a centinaia di riunioni non serve

Da parte nostra, preferiamo i “faccia a faccia”.

Solo così si possono percepire le sensazioni e cogliere i malumori o gli slanci positivi dell’interlocutore.

E’ importante dialogare ed osservare i segnali del corpo che sono una parte importante della comunicazione relazionale. Ma le aziende sembrano avervi rinunciato…

“Si fanno le call conference dove gli interlocutori non possono vedersi e, mentre parli, non sai chi ti sta ascoltando e se sta facendo tutt’altro!”

Le insidie…

Scrivere email aziendali nelle imprese a struttura gerarchica, nasconde molte insidie

Inoltrare, rispondere solo al mittente, rispondere a tutti, mettere questo o quello in conoscenza riservata o pubblica, e così via, sono attività che vanno fatte con estrema precisione, e con la massima delicatezza (come scrivere correttamente una email).

Quante carriere rovinate o ritardate per qualche inopportuna email!

Scrivere una email di risposta, una email motivazionale, una email disciplinare o ironica, non è affatto semplice.

 

Le email aziendali possono tuttavia salvarti da situazioni difficili

Lasciano una traccia nel database aziendale: talvolta possono toglierti dai guai!

Un vecchio aneddoto, sul tema dell’eccesso di email, avvenne nel 2013 quando Luca Cordero di Montezemolo era alla Ferrari.

A Maranello ogni dipendente fu interdetto dall’inviare mail interne a più di tre destinatari.

L’azienda comunicò: “L’utilizzo improprio della posta elettronica con decine di destinatari per email su argomenti che spesso non li riguardano è una delle principali cause di inefficienze e perdita di tempo nelle aziende”.

L’ ordine fu semplice e chiaro: “parlatevi di più e scrivete di meno”.

Tutto nacque perché, durante una delle tante riunioni aziendali, un ingegnere chiese al collega di stanza un parere tecnico su una certa proposta.

L’altro rispose “te l’ho mandata via mail”, ma evidentemente quello non l’aveva letta.

“…e perché diavolo non vi siete parlati di persona?…” si infuriò Montezemolo.

“Come può il collega di stanza scrivere al dirimpettaio e non rivolgersi a lui con un contatto umano, visivo e verbale?”

”Parlatevi non scrivete”

Enzo Ferrari diceva testualmente: “Io debbo guardare un mio collaboratore nel fondo degli occhi, per capire se ha capito quello che c’è da capire”.

Steve Jobs diceva: “Voglio che i miei prodotti finiscano nelle mani di miliardi di individui che magari non si incontreranno mai nella vita, ma voglio davanti a me, in ufficio, chi deve sviluppare una idea, un progetto, una innovazione destinata a miliardi di persone”.

La verità sta nel mezzo: il contatto umano è preferibile ma talvolta “mettere nero su bianco e far rimanere tracce scritte” è necessario.

Basta non esagerare…

Il tema della comunicazione per via digitale e molto meno tramite comunicazione verbale è molto diffuso nei giovani, i cosiddetti  nativi digitali o millenials.

Concludendo, l’unica cosa che conta è il buon senso. Buon senso nell’uso di questo o quel sistema di comunicazione, visivo, verbale, scritto o via mail.

Oggi nelle aziende, per qualsiasi cosa si scrive e si mettono in conoscenza persone che sono del tutto disinteressate a ricevere il messaggio.

Si intasano i server e dilaga lo stress….

Ogni mail ricevuta, specialmente se abbiamo attivato un segnale acustico di posta in arrivo, intacca il nostro sistema nervoso come una goccia che scava la roccia.

Senza accorgersene diventiamo quasi “dipendenti” da quei segnali e dall’impulso di guardare continuamente se c’è nuova posta in arrivo. Guardate anche i giovani cosa fanno sempre col cellulare in mano.

Email aziendali e non, disintossichiamoci.

Guardare la posta due o tre volte al giorno, ad intervalli regolari e non compulsivamente.

Se ogni mail non fosse gratis ma a pagamento?

Se si pagasse per ogni destinatario inserito e per ogni mail inviata?

Applichiamo un contatore ad ogni account.

Così come diamo budget su ogni cosa, diamolo anche su questo!

Numero massimo di mail e di destinatari a settimana, mese, anno!

Forse tutto sarebbe più fluido e ci sarebbe meno stress tra dipendenti e manager…