Come scrivere una email, consigli pratici
Come scrivere una mail formale correttamente e senza crearsi dei problemi
Come scrivere una mail?
Sia che si tratti di una e-mail professionale che amichevole, consigliamo di attenersi alle regole per scrivere mail formali.
Spesso ci troviamo a rispondere a un email.
E come rispondere correttamente, evitando così una serie di fastidiosi inconvenienti?
Molti di noi sono immersi in strutture aziendali dove la comunicazione avviene per una parte importante utilizzando le mail.
Veloci, senza inutile spreco di carta, rappresentano certo il mezzo ideale, ma…siamo sicuri di saperle davvero usare al meglio per una comunicazione rapida ed efficace?
I destinatari. Sceglieteli con cura (all attenzione di)
Alla cortese attenzione abbreviazione, Quando i vostri colleghi inviano una email, scelgono accuratamente i destinatari?
Il mio sospetto è che invece tutti…
… scrivono a tutti!
Mettono in conoscenza gli altri e, per non sbagliare, allargano il campo dei destinatari a tutte le funzioni aziendali.
Inoltre, se sono scorretti, aggiungono in conoscenza riservata (o copia nascosta -ccn) il capo (che sa, ma fa finta di non sapere). E così via…
Adesso rispondete a queste due semplici domande:
a) inviando email senza un’attenta selezione dei destinatari, qual è la probabilità che si vengano a creare giochini aziendali scorretti e fastidiosi? ELEVATA!!!
b) se sono invaso da un’enorme quantità di email quotidiane, delle quali circa il 40-60% in realtà non mi riguarda direttamente, qual è la probabilità che io mi perda quella che invece era DAVVERO importante? ELEVATA!!!
Come scrivere una mail : attenzione al “tono di voce”!
Eh sì, anche le cose scritte hanno un “tono di voce”!
Ovvero il clima generale dell’email: se cortese o sgarbata, se remissiva o aggressiva, e così via.
E proprio perché sono documenti scritti, e quindi rimangono, è necessario prestare particolare cura negli accenti e nei toni usati.
No, non vi sto suggerendo un’unica condotta di scrittura.
Vi sto chiedendo di essere “appropriati” alla circostanza. Due criteri vi saranno utili per orientarvi sul tono da tenere:
a) qual è il mio obiettivo nello scrivere questa email?
b) a chi la sto scrivendo? E’ un collega, un superiore, un amico? Cosa impone il codice di stile quando mi rivolgo a questo tipo di interlocutore?
Spesso bisogna fare degli equilibrismi verbali per dire ciò che si vuole dire senza andare oltre. Attenzione quindi a: grafica aggressiva, sottolineature, termini diretti, in generale poca delicatezza verso l’interlocutore.
Sì, ma in pratica? Qualche piccolo accorgimento!
Come scrivere una mail è semplice, se seguirete questi piccoli accorgimenti:
1) Immedesimatevi nell’altro! Scrivete come se foste sia l’autore che il destinatario del messaggio. Se il tono o il contenuto non vi convincono, ripensate il testo.
2) In caso di più destinatari, calibrate la comunicazione ed il tono su quello di maggior prestigio.
3) Non scrivete mai di getto! Potreste cambiare umore o idea!
4) Rileggete, rileggete, rileggete e non trascurate MAI la punteggiatura!!! Una punteggiatura sbagliata può suscitare problemi e malintesi e a risentirne sarà l’intero senso della email, con inevitabili ricadute sulla comunicazione.
5) Non fate mai “rispondi a tutti” in modo automatico. Controllate sempre tutte le persone incluse nei destinatari!!!
6) Non inoltrate mai una mail senza guardare cosa c’è alla fine del testo. Talvolta le mail sono sequenze di mail a destinatari diversi. Rischiate di inoltrare il testo di messaggi a destinatari che non avrebbero dovuto vederli, con tutte le conseguenze del caso.
7) L’oggetto è importante e deve essere chiaro. Esso facilita la ricerca della email, rende chiaro il contenuto. Inoltre, spesso il destinatario si accinge alla lettura proprio in base a questo…vi ho convinto?
8)Come iniziare una mail e come concludere una mail. Il saluto iniziale e quello finale. Saluti di buongiorno. Buongiorno come si scrive di solito ? Deve essere sempre presente e modulato a seconda dei destinatari. Nel dubbio usare il buongiorno generico o il buon pomeriggio o altri saluti neutri, se non volete o non potete usare un tono più confidenziale.
9) Inserire all’inizio le cose più importanti ed interessanti per invogliare a continuare la lettura. Inoltre, l’argomento deve essere chiaro fin dall’inizio della comunicazione.
Ricorda: mai scrivere di getto e premere invio…potresti pentirtene!
Non puoi più tornare indietro!!
Come si scrive una mail ti è stato utile?
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